Контакты
Главная / Железо ПК

Как продвигать событие. Реклама, PR и другие инструменты продаж вашего мероприятия

Организация мероприятий — это жесткие временные рамки, необходимость максимального охвата целевой аудитории и ограниченный бюджет.

В этой статье мы подробно расскажем и о технической составляющей процесса, и о наиболее эффективных и малобюджетных способах привлечь потенциальных посетителей на страницу мероприятия, и о том, как превратить их в реальных участников события:

Подготовительный этап

В первую очередь, необходимо определиться с целевой аудиторией . Для кого вы организовываете это мероприятие? Кто это человек?

  1. Сколько ему лет?
  2. В каком городе он живет?
  3. Чем интересуется?
  4. В каких тематических группах состоит? На какие паблики подписан?
  5. Насколько он образован?
  6. Чем занимается на досуге?
  7. Какой стиль общения предпочитает?
  8. В какой сфере работает?
  9. Какую должность занимает?

И еще бесчисленное количество подобных вопросов. Больше вопросов — четче портрет вашего идеального клиента, вашей прямой целевой аудитории.
Четкий портрет идеального клиента — точный подбор целевой аудитории.
Точный подбор целевой аудитории — максимально заинтересованные участники события.

Следующий немаловажный вопрос: в какой соцсети продвигать мероприятие ? При выборе площадки для продвижения учитываем самые важные параметры:

  1. Специфика пользовательской аудитории.
  2. Принципы построения новостной ленты.
  3. Рекламный функционал и средний бюджет.

Как создать мероприятие в Вконтакте?

Зайдите во вкладку “Мои группы” и нажмите “Создать сообщество” . Далее выберите тип — “Мероприятие” .

В открывшемся окне введите название и выберите тип “Мероприятие”.

Если у вас уже есть группа ВКонтакте, мероприятие можно создать, нажав на соответствующую ссылку в описании группы.

Как создать мероприятие в Facebook?

Зайдите в ленту новостей, слева в списке выберите кнопку “Мероприятие”, а на открывшейся странице кнопку “Создать”.
Определите степень публичности мероприятия: закрытое или открытое.
Обратите внимание на галочку рядом с функцией “Гости могут приглашать друзей”!

Страницы ВКонтакте и Facebook неплохо индексируются поисковиками, поэтому включите в описание мероприятия наиболее популярные тематические поисковые запросы.

Как раскрутить мероприятие в соцсетях? Первичное продвижение

ВКонтакте: Кнопка “Пригласить друзей”

Нажмите на кнопку под аватаркой мероприятия, на которой отражено ваше намерение относительно участия в нем. В выпавшем списке выберите «Пригласить друзей» и… как в старые-добрые времена! — механически жмите на строчку «Выслать приглашение» напротив имен друзей.

ВКонтакте не позволяет приглашать больше 40 друзей в день.
При превышении лимита вам придется раз за разом вводить капчу каждые 10 приглашений.

Facebook: конвертируем базу e-mail адресов

Как преобразовать базу электронных адресов в подписчиков?
Выгрузите все контакты из почты в формате CSV-файла. Если вы пользуетесь Gmail, то зайдите в “Контакты” и нажмите “Экспорт” во вкладке “Дополнительно”, как показано на скриншоте:

В появившемся окне нажмите «Все контакты» или группу контактов и «Формат CSV для импорта в Outlook или другое приложение».

Затем перейдите на страницу вашего мероприятия в Facebook и нажмите не кнопку “Пригласить друзей из списка контактов электронной почты”. В открывшемся окошке жмякните на верхнюю строчку “Загрузить” и залейте уже готовый CSV-файл.

Если у вас уже есть тематическое сообщество ВКонтакте, разместите страницу мероприятия в разделе “Ссылки”.

Настройка таргетированной рекламы


VKontakte

ВКонтакте располагает хорошим арсеналом инструментов для подбора ЦА, после заполнения всех форм сеть подсчитает число людей, соответствующих требованиям, и стоимость клика.

Facebook предлагает настроить целевой показ рекламы для узкой аудитории с помощью адресов электронной почты, номеров телефонов и идентификаторов сети.
Можно также выбрать демографические данные (возраст, пол, язык, страна проживания) или интересы, которые будут определяющими для целевой аудитории (на основании связей пользователей со страницами или приложениями).

Таргетинг может также использовать связи между людьми, и если их друзья будут включены в объявление, то они это увидят.
Вам будет доступна информация о:

  • числе людей, просмотревших рекламу;
  • кто сохранил ссылку на нее;
  • кто собирается посетить событие.

Ретаргетинг при выборе аудитории учитывает тех людей, которые посещали сайт рекламодателя или его определенные страницы. Вероятность того, что их заинтересует предмет рекламы (мероприятие) весьма высока. А реклама мероприятия будет практически преследовать посетителя сайта, как потенциального ранее интересующегося клиента, по всему интернету.

Грамотный контент-маркетинг. Меньше спама – больше креатива.

Продемонстрируйте популярность прошедших мероприятий: как тех, где организаторами выступали вы, так и схожих по тематике и формату.
Создайте на странице мероприятия альбомы с фотографиями предыдущих встреч или событий подобного формата и идентичной тематики. Желательно, чтобы на фотографиях было много счастливых людей.
А еще лучше, если на них промелькнет счастливый лидер мнений в вашей сфере.
Публикуйте видео-отчеты с предыдущих мероприятий.
Открытые обсуждения: будьте ближе к народу. Создайте темы “Ваши вопросы”, “Отзывы с предыдущих мероприятий”, “Открытая регистрация”.

Просите потенциальных посетителей оставлять свой номер телефона и e-mail при регистрации. Эта информация позволит потом делать e-mail и смс-рассылки.

Проводите внутренние конкурсы для подписчиков с условиями:

  • репост публикации;
  • вручение призов непосредственно на мероприятии.

Актуальны розыгрыши билетов/скидки на вход за репост.


Пример розыгрыша за репост и работы с тематической площадкой.

Размещение анонсов мероприятия на популярных сторонних ресурсах. Работа с лидерами мнений

ВКонтакте предоставляет возможность анонсировать посты в других группах. Составьте список подходящих по тематике и геолокации групп/пабликов/сообществ. Размещение может быть или на платной основе, или на условиях бартера.

Очень важный нюанс: в каком формате будет проходить мероприятие? Оффлайн или в сети?
Если оффлайн, то сконцентрируйте внимание на городских сообществах: Интересный Питер, Типичный Питер и и тд. В этом случае фактор геолокации для вас — определяющий.
Если же вы проводите онлайн-мероприятие, к которому могут подключиться люди из любой точки мира, то тематические группы — ваши лучшие друзья.

А размещение публикации о вашем мероприятии у известного блогера — это:

  • Точное попадание в ЦА.
  • +100500 к лояльности за счет авторитета блогера.
  • Максимально ненавязчивая реклама.

Размещение на сторонних ресурсах

Заложите в бюджет стоимость публикации анонса мероприятия на крупных городских или тематических порталах.
Наиболее популярны: сайт о креативных индустриях LookAtMe с ежедневно пополняемой базой объявлений и рекламы, он-лайн путеводитель The Village с обзором городских событий, Restoclub с данными обо всех качественных заведениях северной столицы. Афиши мероприятий, размещенные на таких сайтах, посещаемы и стабильно дают приток участников.

Как напомнить о мероприятии накануне события. Финишная прямая.

Когда до мероприятия осталась пара дней, пора пускать в ход тяжелую артиллерию.

Упоминание участников в обсуждениях

Напишите задушевный пост в обсуждениях с упоминанием id пользователей, подтвердивших желание присутствовать на мероприятии. Люди получат уведомление в рубрике “Мои ответы”.

Пишите своим потенциальным участникам. Лучше выберите тех, кто проявил максимальную активность в группе.
Вы сможете отправить только 40 сообщений людям, не состоящим у вас в друзьях. Шаг вправо, шаг влево — вас блокирует администрация.

Не зря вы просили людей оставить данные о номерах телефонов. Напишите смс-ки о том, что вы их ждете в назначенном месте в назначенный час.

Будьте вездесущи и не забывайте раздавать приятные скидки. Например, письмо может содержать промо-код, по которому посетитель сможет получить на выставке сувенир или скидку на билет.

Обратный отсчет на стене

Завершение мероприятия – это только начало…

После завершения мероприятия не стоит забывать об обратной связи с его участниками. ведь они – лояльная аудитория для будущего взаимодействия. Как минимум, надо поблагодарить гостей за участие, опубликовать фото и видео события, предложить обсудить вопросы, если таковые остались.

Ни в коем случае нельзя уничтожать комментарии с критическими высказываниями. За критику надо благодарить, негативные отзывы нельзя игнорировать, а стоит разобраться в них с конструктивным подходом: исправление недостатков – работа на пути к успеху.

Созданные мероприятия, как в Facebook, так и во ВКонтакте невозможно удалить без следов. Неактуальные события можно в первом случае удалить из Хроники, а во втором, изменив дату на прошедшую, сделать невидимыми в предстоящих мероприятиях. Всю информацию о сообществе также можно изменить и удалить вручную.

На сегодняшний день одним из самых интересных направлений в маркетинге является событийный маркетинг. Под событийным маркетингом понимают проведение различных мероприятий, которые способствуют (а иногда и направлены только на это) продажам, пиару, узнаваемости продуктa. Событийный маркетинг полезен тем, что в его основе лежит довольно интересный, длительный контакт с аудиторией, погружение ее в атмосферу бренда.


Формат маркетинга, который привлекает людей не рекламными сообщениями типа «купите-купите-купите», а развлекает и обучает, позволяя потенциальным потребителям погрузиться в атмосферу бренда, – довольно популярное сегодня направление продвижения самых разных товаров и услуг. Как правило, маркетинг продукта начинается с того, что определяется концепция события. После детального прописывания всех особенностей и идей и начала подготовки начинается также этап рекламы самого события.

Фактически, маркетинг становится сложным, – если вначале нам нужно было просто продать продукт, то сейчас мы используем схему, по которой мы вначале продаем мероприятие, а потом уже на самом мероприятии беспокоимся о продаже продукта. С другой стороны, такой маркетинг намного более эффективен и вызывает у аудитории больше доверия. Кроме этого, у людей, которые пришли, но ничего не купили, вы можете собрать контакты и использовать эти контакты для повторной коммуникации, – процент тех кто купит в следующий раз может значительно повыситься. Если с контактами правильно работать, конечно же.

Итак, как видим, маркетинг который использует ивенты (мероприятия) — это очень популярный формат.

Но часто бывает так, что основная проблема, с которой сталкиваются организаторы мероприятий, – это не проблема поиска идей для сценария, а проблема пиара и рекламы самого события. Ведь нужно полностью окупить затраты на организацию и продать продукт, сделать очень широкий охват. А организация мероприятий – хлопотный бизнес, как известно.

Итак, мы уже определили, что самая главная проблема – проблема привлечения людей на мероприятие. Причем неважно, будут за него платить или нет. И на платное, и на бесплатное мероприятие людей привлекать сложно.

Давайте разберемся со всеми сложностями и пропишем алгоритм рекламирования события в интернете.

1. Начинаем с концепции мероприятия. Это самый сложный, но невероятно интересный пункт работы. Без концепции не будет мероприятия. Концепция – это общая идея, которая понятно излагает суть мероприятия. Концепция – это не просто идея, взятая с потолка. Это не просто красивая идея. Концепция должна идеально соответствовать вашему продукту, включать в себя понимание того, почему аудитория захочет посетить мероприятие. Это ключевой вопрос, – сегодня есть много мест, где можно хорошо провести время. И если вы предлагаете конкурирующую альтернативную программу, то должны быть очень веские причины, чтобы человек сменил свое мнение в вашу пользу. Концепция как раз и отвечает на этот самый главный вопрос – почему придут к вам на мероприятие.

2. Определение лучших каналов коммуникации. Сегодня у маркетолога стало так много инструментов, что уже приходится выбирать среди тех, которые имеются под рукой, а не искать новые. Некоторые инструменты вообще не нужны для привлечения людей, другие могут быть чуть ли ни единственными каналами связи с аудиторией для привлечения на мероприятие. Думаю, ни для кого не секрет, что самый лучший вариант – использовать социальные сети. Именно социальные сети помогают лучше всего создавать вирусный эффект. Есть специальное решение – хочешь посетить мероприятие бесплатно, тогда напиши комментарий от себя на страничке промо, а также сделай перепост к себе на страничку в социальной сети. Это отличная методика, которая опробована не одним курсом (тренингом, семинаром) и позволяет в считанные дни охватить много людей, которые потенциально заинтересованы в вашей теме. В общем, все сводится к тому, чтобы за минимальное количество времени и почти не затрачивая средств на контекстную рекламу и рекламу в социальных сетях сделать мероприятие известным среди какой-то группы людей в сети. Группа обычно определяется не только возрастом и интересами, но еще и местом нахождения, например, если вы проводите мероприятие в Питере, то, конечно, людям из Минска или Киева будет не совсем удобно. Поэтому учитывайте и геолокацию.

3. Детали и подробности программы. Обязательно учитывайте то, что даже если вы проводите бесплатное мероприятие, которое занимает мало времени, то люди могут не прийти, если не будет четкой программы. Программа – это список того, что ждет людей, которые хотят посетить ваше событие. Обычно в программу включают самые лучшие блоки в конце, – чтобы люди пришли и остались до конца. Но вам нужно учитывать также то, что люди ни в коему случае не будут приходить туда, где неинтересно. Все промоматериалы должны подтверждать вашу компетенцию и доказывать, что время, затраченное на ваше событие, будет очень полезным.

4. Кооперация с другими компаниями. Некоторые другие компании могут также быть заинтересованы в том, чтобы совместно с вами организовать какое-то мероприятие. Это перспективно, учитывая то, что люди, которые знают про их компанию, теперь смогут узнать и про ваш ивент. В общем, используйте любые возможности для того, чтобы расширить список контактов потенциальных партнеров и получить больше людей на мероприятие.

5. Активно используйте баннерную рекламу на нужных площадках. Сделайте красивые и информативные баннеры и составьте список площадок, на которых есть ваша потенциальная аудитория. Затем вы можете начинать рекламировать свое мероприятие приблизительно за 1-2 месяца до начала. Так вы точно наберете нужное количество участников. Учитывая то, что баннерные показы стоят дешево, вы можете просчитать оптимальный бюджет и оптимальный срок размещения ваших объявлений.

Рекламировать ивенты в интернете выгодно. Главное начинать работу заранее и тестировать все предложенные инструменты. Каждый новый ивент вы будете рекламировать намного дешевле и проще, но начинать нужно сразу, как только вы решили провести событие и определились с датами.

Так у вас будет время на исправление ошибок, которые обязательно возникнут в первый раз.

Мы живем в эпоху саммитов, конференций, мастер-классов, вебинаров, концертов, творческих встреч, бизнес-завтраков. Если ваша задача – организовать достойный ивент, то вам нужен хороший контент, чтобы суметь выделиться, рассказать о пользе вашего мероприятия. Убедить людей прийти вам поможет только сила слова.

В этой статье будут подробно расписаны виды контента для ивентов: что писать, когда начинать готовить текст, что никогда нельзя забывать при организации ивента. Как рассказать о мероприятии так, чтобы билеты раскупались и спонсоры выносили вам личку, а после конференции гости завалили «Инстаграм» постами с благодарностью.

Почему пишу эту статью?

Я создала много контента для ивентов: подогревающие интерес письма, анонсы в социальных сетях и СМИ, письма для партнеров и спонсоров, тексты для лендингов. К тому же я знаю людей, которые занимаются организацией мероприятий не один год (и даже написали об этом книгу). Поэтому эта статья будет основана и на моих наработках, и на опыте event-маркетологов, мероприятия которых стали не просто успешными, а культовыми.

Моя цель – вытащить на свет божий вроде бы неважное и забытое.

На самом деле в организации мероприятий нет ничего неважного.

Я считаю, что контент – это в том числе неожиданная формулировка call to action, наклейка, подпись в имейле, стикеры мероприятия в «Телеграме».

А еще я хочу показать вам на конкретных примерах, какой контент для ивентов я считаю классным. Поэтому пристегнитесь: будет много текста и иллюстраций.

О каких ивентах идет речь

Сразу скажу, мы не будем заострять внимание на форматах мероприятия. Контент для онлайн- и офлайн-мероприятий похож. И в том, и в другом случае 80 % времени подготовки к мероприятию занимает генерация контента, остальные 20 % – поиск площадки, организационные вопросы.

Буду говорить о контенте для:

  • фестивалей,
  • конференций,
  • семинаров,
  • митапов,
  • воркшопов,
  • концертов,
  • вебинаров,
  • круглых столов,
  • онлайн-курсов,
  • статейных марафонов и других конкурсов.

Для всех видов мероприятий нужен контент.

«Я бы рекомендовала организаторам мероприятия писать тексты самостоятельно, пусть не совсем красиво, пусть коряво. А потом звать даже не копирайтера, а хорошего редактора для того, чтобы вычистить все тексты, обогатить их и сделать крутыми. Но если у вас есть хороший копирайтер, который работал на рынке мероприятий, то он тоже справится.

Почему надо сделать именно так? Потому что как бы ты долго и нудно ни ставил ТЗ, ни погружал в свой проект, как бы ты ни вдалбливал в голову исполнителя, чего ты хочешь в итоге, копирайтер все равно не напишет так, как тебе надо. Лучше напишешь ты, а он потом приведет текст в порядок».

Какие виды контента используются для создания и продвижения мероприятия?

Чтобы вам было легче ориентироваться, я подробно опишу требования к каждому виду контента: насколько заранее его нужно готовить, что должен содержать, какую функцию для ивента выполняет.

Лендинг для ивента

Это основной инструмент для работы. От оформления, внятного юзабилити и текстов зависит сила желания попасть на ваш ивент. Если ваше мероприятие камерное, для своих, вам достаточно сделать событие в социальных сетях, обзвонить друзей и создать простую страничку на TimePad. Но если у вас масштабный ивент, тут без толкового лендинга не обойтись.

До начала создания сайта организаторы ивента собираются и определяются с концепцией мероприятия, его сутью. Если у вас уже есть адреса и контакты посетителей прошедших ивентов, можно провести опрос и выявить самые интересные темы, самые «болевые» точки. Ответы могут послужить основой текста – о чем вы будете говорить на лендинге. Основная цель – показать, что мероприятие полезно, решает такие-то проблемы, и почему его надо обязательно посетить (это не касается концертов и развлекательных мероприятий).

Важно: обязательно адаптируйте сайт мероприятия под мобильные устройства.

Что должно быть на сайте мероприятия?

  • Название мероприятия, его формат (платное или бесплатное). Если мероприятие бесплатное, то нужно написать об этом на первом экране.
  • Дата проведения, длительность мероприятия.
  • Краткая характеристика (концепция в 2–3 словах).
  • Длинная характеристика (о чем, для кого, выгоды).
  • Спикеры (кто, откуда, с какой темой – тут важно в тексте подчеркнуть экспертность докладчика).
  • Программа.
  • Адрес проведения, схема проезда + виды транспорта.
  • Стоимость билетов.
  • Условия регистрации.
  • Название организатора, контактные данные организаторов.

Будет здорово, если вы отработаете возражения прямо на лендинге, снимете своим текстом все вопросы. На скриншоте ниже хорош и текст, и оригинальные, запоминающиеся иконки:


Не забывайте о фактах: сколько было людей на прошлых мероприятиях, сколько зарегистрировалось уже сейчас, сколько мест осталось. Хорошо работают счетчики.


Если текста много, разбивайте его на колонки. Используйте иконки:


А вот еще один прием: как прятать большое количество текста, без которого нельзя обойтись, потому что он убеждает прийти на ивент:


Если нажать на нужную кнопку, то получится вот что:


О спикерах нужно говорить подробно и задорно. Ведь определенный процент участников конференций покупает билет в расчете услышать кого-то:



Причины посетить конференцию могут быть сформулированы ярко:



А вот это очень хорошая идея:


Очень важный блок лендинга ивента – это раздел с программой. Тут нужно кратко рассказать о спикере, представить его доклад так, чтобы действительно хотелось послушать.


Организаторы должны представиться и перечислить все свои регалии, достижения, участие в других конференциях, успешные проекты. Скромность не украшает, украшают дела.



Почему это обязательно: это блок доверия. Когда посетитель видит, что мероприятие организовали профессионалы, он ожидает содержательного ивента. И это еще один аргумент в пользу того, чтобы купить билет.

Хорошо бы подробно объяснить, что входит в пакет участника, если у вас не единая цена на билет.



Отличное проявление заботы со стороны организаторов – простая схема, как добраться. Можно добавить еще экстренный телефон для заблудившихся.


Мне очень понравился прием на скриншоте ниже. Он свидетельствует о том, что организаторы – люди крайне неравнодушные. Им не все равно, как действовали участники конференции, внедряли ли знания, что почерпнули.


Перед запуском лендинга проверьте, все ли ссылки правильные, работают ли формы оплаты, попадают ли имейлы в вашу базу, правильно ли указаны контакты (номера телефонов, имейлы), верно ли написаны фамилии спикеров, места их работы. Об орфографических и грамматических ошибках я умолчу, это проверяется всегда. Наймите хорошего корректора, чтобы не было мучительно больно.

Наконец-то переходим к другим видам контента для ивентов.

Тексты для рассылок

Готовить весь контент для писем нужно заранее. При этом сегментировать вашу подписную базу на тех, кто уже был на ваших мероприятиях, и тех, кто зарегистрировался первый раз. А внести изменения вы всегда успеете – если что-то изменилось во время подготовки.

Если вы собрали базу имейлов с прошлых мероприятий, то ее обязательно нужно использовать для приглашений на следующее событие. А еще организаторы прописывают цепочки писем для тех, кто зарегистрировался, чтобы поддерживать интерес к мероприятию, сделать событие долгожданным.

ДО мероприятия

Чем дороже стоит билет на ваше мероприятие, тем больше писем нужно подготовить «Подогрев» должен быть интенсивным и продуманным.

  • Сначала подготовьте письмо «знакомство и подтверждение регистрации». Предупредите, что вы будете присылать полезные письма.

«Конечно. В первую очередь заходили на отраслевые площадки (searchengines.ru, seonews.ru, cmsmagazine и др.) с пресс-релизами, добавлялись в календари мероприятий. Важно помнить, что тут эффективен не только «стандартный» PR-контент, отлично работают нерекламные форматы: интервью с первым лицом, статьи.

Такой опыт был со множеством изданий, начиная с перечисленных выше и заканчивая блогом «Нетпик», WebPromoExperts. Заходили и на региональные площадки. Там нужен третий тип контента – анонсы, работающие на привлечение местного бизнеса.

Помимо размещения текстового контента, запускали брендирование на крупных порталах (весьма эффективный инструмент для продвижения конференции).


Важно соблюдать баланс между разными типами контента, не штамповать типовые пресс-релизы.

Результат измеряли количеством переходов на сайт мероприятия и показателем конверсии (покупка билетов)».

Изучите нужные площадки, посмотрите, как анонсировались разные ивенты там, составьте задачи копирайтерам и заранее договоритесь о дате выхода вашей PR-публикации.

Тексты для постов в социальных сетях и рекламы там же

Личные страницы . Я слежу за несколькими организаторами мероприятий. На мой взгляд, одна из них просто блестяще подогревает интерес, анонсирует, вовлекает, интригует и рассказывает о будущем ивенте. Это Лия Смекун, организатор Medical Business Forum. Вот не поленитесь, сходите по ссылке , и тогда вам сразу станет ясно, что такое сторителлинг в социальных сетях.


Если организатор имеет литературный талант, не ленив и понимает силу социальных сетей, то он добавляет мешок «плюсов» к своему мероприятию:

  • Принятие и доверие – ведь организатор рассказывает, как проходит процесс изнутри, а это всегда интересно.
  • Если происходит что-то непредвиденное – не напечатали приглашения, в последнюю минуту отменили локацию и надо искать другую, заболел ключевой спикер – об этом надо рассказать. И показать, как вы грамотно выходите из сложной ситуации.
  • Вокруг организатора может образоваться целое комьюнити лояльных людей, амбассадоров уже его бренда. Они и будут рекомендовать организатора и его мероприятия.

Я помню пост Натальи Франкель о сумке организатора. А ведь она писала его года полтора назад. Это было так мило, смешно и так по-настоящему, что я совершенно не удивилась, когда узнала, что Наташа написала книгу об ивентах.

Из таких милых, подробных постов складывается уверенность читателя: этот человек – профи. Можно смело рекомендовать и его, как организатора, и его ивенты.

Если вы думаете, что ваши #трудовыебудни никому не интересны, то это неправда. Каждый, кто искренне любит свое дело и знаком со всеми его нюансами, интересен. Так что садитесь и пишите. Создавайте свой полуличный, полурабочий контент.

Страница мероприятия . А что касается контента на странице ивента, то тут нужен целый контент-план, мозговой штурм и интересные фишки.

Что важно указать? Вернитесь к разделу «Лендинги». Страница мероприятия в соцсетях – это ваш лендинг. Только, кроме основных моментов – тема, место, время, цена – нужен еще «подогревающий контент». Это могут быть фотографии с прошлогоднего мероприятия, рассказ о выборе локации, посты с интересными фактами по теме вашего ивента. Если это концерт – то ролики с песнями музыкантов, факты из биографии, крутые фото.

Если вы делаете страницу образовательного, тематического ивента, то тут только успевай писать. И о трендах, которые вы на конференции рассмотрите. И о кейсах спикеров. И о том, как будете организовывать нетворкинг на мероприятии. О консультациях со спикерами в условленное время – есть такая фишка, очень привлекает и оправдывает цену на ивент. Приведу пример того, как можно представить спикера.

На странице мероприятия вы можете размещать видеоприглашения, рассказать о хештегах, фишках мероприятия (массажная зона, фотозона – как пример). Вы можете намекнуть, что будет какой-то сюрприз, неожиданный гость. Посоветовать заранее написать вопросы для мастер-класса или митапа.

Важно все время держать участников в радостном напряжении от ожидания вашего ивента.

Если у вас есть партнеры и спонсоры – расскажите о них, как это сделано на страничке конференции «SMM-Десант»:

А после события не забудьте здесь же поблагодарить всех участников, собрать отзывы, разместить фотографии (предварительно их забрендировав, конечно).

Видео- и фотоконтент

На многих лендингах и страничках мероприятий в соцсетях организаторы активно используют видеоролики, записанные на прошлых мероприятиях. Это и социальное доказательство того, что ивент был многолюдным, интересным, и такой тонкий косвенный анонс: раз в прошлом году было здорово, мы сделаем еще лучше.


Как еще можно использовать видеоконтент? Продавать записи мероприятия! Например, конференция «Целевая» имеет очень сложный формат. Эта конференция бесплатная. Целую неделю участники слушают спикеров утром и вечером. Те, кто хочет ничего не пропустить, покупают записи. Таким образом организаторы зарабатывают на ивенте.

Онлайн-конференции академии WebPromoExperts раньше были полностью бесплатными. Такие конференции проходят целый день, в них участвует множество спикеров. Организаторы снимают специальную студию с оборудованием. Затраты существенные. Теперь записи не выкладывают в свободный доступ, а продают.

Эффект такой: контент, за который человек платит, как правило, больше ценится. И еще один секрет: если участник знает, что видео потом будет в свободном доступе, он не спешит слушать конференцию онлайн. А организаторам, как правило, важно участие здесь и сейчас. Во-первых, потому что есть спонсоры и их специальные предложения для участников. А во-вторых, есть возможность задать свои вопросы спикерам в чате и получить обратную связь.

А еще спикер может записать видеоприглашение на мероприятие:
https://www.facebook.com/events/827690124091795/permalink/858578904336250/
Это хорошо работает.

Фото мероприятий выкладывают на его страничку и предлагают участникам отмечать себя и шерить эти фото в социальных сетях. Тут двойная польза: участник показывает подписчикам, какой он красавчик и умница – ходит на конференции. А для организаторов включается сарафанное радио. Бренд ивента становится узнаваемым.

Пока писала эту статью, нашла фото:


Стримы в социальных сетях

«Фейсбук» и «Инстаграм» любят стримы. Поэтому смело стримьте за день до начала мероприятия и приглашайте всех прийти. Можно «нечаянно» встретиться со спикером и сразу включить стримчик о том, готов ли он, спросить его о небольшом спойлере. Можно разыграть что-то в прямом эфире.

Отлично заходят стримы мероприятия. Потому что тут никакого монтажа. Зритель видит, сколько людей на самом деле пришло, какое настроение, атмосфера, что есть на локации, чем угощают и так далее.

Можно делать стримы со случайными участниками: задавать им вопросы, просить передать кому-то привет. Это вовлекает и выглядит мило.

Вы можете провести конкурс онлайн. Прямо среди участников, кто смотрит стрим, разыграйте интересную книгу или билет на следующее мероприятие или консультацию со спикером.

Подготовьте тезисы для своих живых трансляций. Так вы не забудете рассказать о важном.

Хайлайтс в «Инстаграме»

Если вы организатор мероприятия и у вас многолюдный «Инстаграм», то почему бы и не рассказать в Stories о том, какое мероприятие будет, чем оно интересно.

Сохраненная история видна всем, кто заходит в ваш аккаунт. Если у ивента есть свой аккаунт, можно сделать несколько таких сохраненных историй: о локации, программе, фишках, спикерах.

Еще в «Инстаграме» можно делать вот что:

Даша Андреева, сооснователь SMM-агентства Wish Do :

«Анонсировать можно в профилях и продвигать их (посты + таргет + лидеры мнений), по сути, как профиль компании.

А в день самого мероприятия можно делать Stories, прямые трансляции, записывать видео IGTV.

Можно ввести отдельный хештег для участников мероприятия и разыгрывать приз за активность (отзывы в постах, Stories)».

И для каждой такой истории нужно продумать контент. Включите эти идеи в свой контент-план мероприятия.

Специальные хештеги

Работают, проверено не одним организатором. Нужно придумать короткий, запоминающийся хештег, обыгрывающий название мероприятия. И рассказать о нем участникам заранее – в рассылке, на странице ивента в соцсетях, на лендинге. Или сделать так, как написано в статье «12 креативных способов продвинуть хештег мероприятия ».

По хештегу вы потом соберете отзывы. А если изготовите его, то в фотозоне все с удовольствием будут им пользоваться и делать селфи с вашим хештегом.

Вот как это потом выглядит, например, в «Инстаграме».


На конференции «8Р» в прошлом году была фишка: кто постил в «Инстаграме» фото с хештегом мероприятия, мог его бесплатно распечатать сразу в холле на специальном принтере.

Тексты для чат-бота в «Телеграме»

Не так давно организаторы мероприятий открыли для себя шикарные возможности «Телеграма». Я задала 4 вопроса о пользе «Телеграма» для ивентов организатору SMM Rocks. И вот что он мне ответил:

Сергей Аликсюк, управляющий партнер в

Свой мастер-класс, воркшоп или битву ученых - это только половина дела: важно, чтобы о проекте своевременно узнала аудитория, на которую он рассчитан. Руководитель отдела SMM компании Sterno.Ru Мария Вуль о том, как привлекать лидеров мнений и пользоваться хэштегами, чего ни в коем случае не стоит делать в своем паблике и почему «Одноклассники» не так безнадежны, как кажется. T&P публикуют видео и основные тезисы мастер-класса.

Вы решили провести лекцию, мастер-класс, семинар или любое другое образовательное событие - подготовили лекцию, представляете, на какую аудиторию она рассчитана, а на лекцию никто не пришел - просто потому что не знал о ней. Чтобы избежать подобного рода роковых ошибок, нужно научиться информировать общественность о ваших гениальных идеях. Ведь вся блогосфера с форумами и сайтами, социальными сетями Facebook и Вконтакте и многими другими находится в полном вашем распоряжении.

Перед тем как начинать процесс продвижения вашего мероприятия, нужно представить себе целевую аудиторию и задать несколько простых вопросов:

Кого нужно привлечь?

Где их искать?

Как с ними разговаривать?

Что им нужно?

Как им это дать?

Изучайте соцсети

Важно понять, что штампы и стереотипы о соцсетях не имеют никакого отношения к реальности. Легенда о том, что пожилые унылые тетушки сидят, например, в «Одноклассниках» - это миф, там преобладают бодрые люди 25–35 лет. Нужно ориентироваться не на устаревшие клише, а на то, что реально творится сегодня в соцсетях. Кроме того, часто, когда люди продвигают образовательное событие, они забывают о таких соцсетях, как Instagram, Twitter, Foursquare. Они тоже могут значительно помочь вам в продвижении вашего проекта.

С чего начать и куда податься?

Если у вас не очень много денег и вы не можете позволить себе обратиться в специализирующиеся на продвижении контента компании, существует набор действий, который довольно эффективен для самостоятельного продвижения события:

Разместите события на бесплатных ресурсах-афишах;

Свяжитесь с бесплатными городскими пабликами и пабликами по теме события;

Обратитесь к администрации нишевых площадок;

Пригласите лидеров мнений, которым ваше событие ДЕЙСТВИТЕЛЬНО интересно;

То же самое касается вашего списка друзей.

Во всех местах, где вы будете вешать объявление о своем событии, нужно оставлять домашнюю ссылку, по которой пользователь сможет к вам прийти. Затем, используя сервис Яндекс-метрика, вы сможете узнать, откуда пришли люди, что сработало более эффективно. В соцсетях всегда нужно использовать кнопку «я пойду» или «возможно», чтобы примерно представлять, сколько людей к вам придет.

Вы можете сразу же оставить сообщения о своих событиях на сервисах Lookatme.ru, Exchang.es, а вот с сервисами Афиша, Mail.Ru или Yandex.ru имеет смысл договариваться заранее.

Предположим, ваша лекция посвящена единорогам. Найдите форумы и паблики любителей единорогов, найдите все места, где сидят эти люди, не забывайте про ссылки на те места, где вы хотите аккумулировать свою аудиторию. Выясняйте, где находится ваша целевая аудитория.

Лидеры мнений получают много приглашений каждый день - нужно заинтересовать нужных вам людей своим мастер-классом, доказать им, что вы уникальны. Даже если человек не придет, он может порекомендовать ваше событие, и это уже будет отличной рекламой. Запомните: не нужно спамить всю вашу френд-ленту сообщением о мероприятии 15 раз в день, то же самое не нужно делать с вашей целевой аудиторией, иначе она начнет вас тихо ненавидеть.

Сообщите о событии заранее, но в разумных приделах - примерно за неделю. Если нужно купить билеты, то сообщать нужно немного раньше. Если у вас есть информация о мероприятиях, которые вы уже организовывали по этой теме, выложите отчет и фотографии.

Сообщая о вашем будущем мероприятии, будьте всегда оригинальны и разнообразны:

Покажите людям, что их ждет на мероприятии;

Придумайте хэштеги и всегда используйте их!

В ваших сообщениях всегда оставляйте ссылки, чтобы люди знали, куда идти, если картинка будет расшарена. Пользуйтесь хэштегами всюду - и в социальных сетях, и на заставке, и на баннере. Если у вас есть свои группы, блоги и т.д., используйте их для оповещения о вашем мероприятии.

Собирайте и накапливайте свою аудиторию. Когда мы, например, занимаемся продвижением лектория Высшей школы экономики, для каждой лекции мы создаем ивент и оповещение на электронную почту для людей, которые в Facebook ранее сказали «я пойду» на наши предыдущие лекции.

Рассказывая о месте, где будет проходить лекция, сделайте карту - упростите жизнь людям, которые к вам придут.

Не нужно по сто раз в день писать «у нас очень классная лекция, приходите, пожалуйста» и т.д., не нужно доставать людей. О событии можно напоминать раз в день или раз в два дня используя разные картинки, список литературы к лекции, ссылки на фильмы по теме, можно нарисовать картинку, дать цитату.

Важность интонации

Нельзя в разных сетях говорить одинаковым языком. Можно сделать опрос, картинку, обсуждение для Вконтакте или Facebook. Если вы планируете сделать серьезную научную лекцию, вы отпугнете людей, если будете вешать веселые картинки в соцсетях про квантовую физику. Нужно понимать, кого вы хотите зацепить и как они привыкли, чтобы с ними общались.

Если есть деньги, можно продвинуть ваш пост в соцсетях - Facebook в этом смысле устроен очень удобно, он сам вас проведет по всем ступеням создания рекламного поста. И у Фейсбука, и у Вконтакте есть понятные инструменты, которые помогут вам понять, как работает ваша реклама и поменять картинку или текст вашего объявления, если вы не довольны эффектом. У Вконтакте текстово-графический блок работает не всегда эффективно - можно заказать размещение анонса или связаться с редакторами паблика Вконтакте если основная аудитория этого паблика соответствует интересам вашей лекции.

Обратная связь

Когда лекция прошла, не забывайте о социальных сетях - вам ведь нужна лояльная аудитория и в будущем. Не расслабляйтесь: скажите большое спасибо людям за то, что пришли на лекцию, предложите задать вопросы, если они у них остались, выложите фото и презентацию.

Попросите людей оставить комментарии, отвечайте на них, не оставляйте их висеть в одиночестве. Можно сделать небольшое исследование: в Яндексе вбиваете хэштег, вашу фамилию, название лекции и смотрите, что о вас пишут люди. Напоминайте людям о хэштеге, чтобы они, когда пишут или выкладывают что-то, использовали его.

Вы можете расшарить картинки, вопросы, темы лекции, а также темы для обсуждения, которые требуют реакции. Всегда говорите «большое спасибо за вашу конструктивную критику» и отвечайте на заданные вопросы. Используйте в вашем ивенте дополнительный полезный контент. Создайте контент, который вам самим хочется перепостить.

Не надо делать так!

Звать на событие всю френдленту без разбора;

Отмечать людей на фото без их разрешения;

Без конца апдейтить ивент;

Анонсировать событие в десяти пабликах одновременно;

Забывать об анкетах, физическом присутствии хэштега на мероприятии;

Игнорировать негативные отзывы, удалять комментарии.

Во время события можно вести twitter-трансляцию, можно объединить лекцию в небольшое видео, чтобы человек, который не присутствовал на ней, понял все за три минуты. Все время, пока мы проводим событие, и после мы мониторим отзывы по хэштегам, по фамилиям, по ключевым словам.

Пользуйтесь Instagram, даже если вам нечего фотографировать. Всегда можно вытащить что-то из области экспертизы. Посмотрите на Instagram General Electric - смотреть фотографии про моторы мало кому интересно, но они просто волшебно ведут свой Instagram.

Организация мероприятия - это интересный новый опыт, и не имеет значения, что именно вас ждет: вечеринка, корпоративное мероприятие, встреча для друзей и семьи, свадьба или какое-либо официальное мероприятие. Грамотная организация - важная часть любого мероприятия, и вы можете быть уверены, что ваши усилия не останутся незамеченными. Из этой статьи вы узнаете, как организовать мероприятие, как разрешать конфликты и находить выход из сложных ситуаций, а также как избегать проблем с помощью четкого планирования.

Шаги

Основные задачи

    Определите свои цели и задачи. До начала планирования важно выяснить, каким по размеру должно быть место, каким будет бюджет, что будет происходить, сколько будет гостей и что это будут за люди, а также решить, какая стратегия планирования вам подойдет. Каким вы хотите видеть мероприятие? Что вы хотите сделать?

    • Когда вы определите, чему будет посвящено мероприятие (празднованию события, сбору денег, образованию, продажам, внесению предложений), вам нужно будет подумать, зачем вы занимаетесь этим. Понимание причин поможет вам сосредоточиться и заняться делом.
    • Вам также нужно будет продумать, какими будут ваши цели. Невозможно достичь цели, если не знать, в чем она заключается. Цель позволит вам сохранять мотивацию до самого конца.

  1. Выберите дату и время. Это один из ключевых моментов планирования. Если выбрать дату и время, которые никому не будут подходить, все ваши усилия будут напрасными. Если же выбрать день, который наступит еще не скоро или наоборот слишком скоро, есть риск, что люди или забудут о мероприятии, или уже спланируют свое время иначе. Крайне важно выбрать такую дату, которая будет удобна большинству.

    • Лучше всего сообщить гостям о мероприятии за две недели. Скорее всего, у них еще не будет других планов. Потом вы сможете напомнить о мероприятии один или два раза ближе к выбранной дате. Выбирайте день, до которого у вас будет в запасе 2–3 недели, но только при условии, что вы успеете все сделать вовремя.

  2. Выберите место. Теперь вы знаете, что вы будете делать и когда, поэтому нужно решить, какое место вам подойдет, и выяснить в нескольких заведениях, свободна ли там интересующая вас дата. Какое помещение вам нужно? Как будет использоваться помещение? Гости будут сидеть на стульях в ряд, на скамейках, за столами или на пледах на траве? Нужно ли вам место для танцев, сцена или трибуна? Убедитесь, что выбранное место подходит вам по размеру.

    • Посетите место заранее и набросайте план помещения. Вы сможете использовать этот план для расстановки столов, организации питания, продумывания безбарьерного доступа для инвалидов и пути выхода из помещения, а также для размещения оборудования. Отметьте место, где находится источник электропитаиня (если потребуется), а также места внешнего оборудования (холодильников, машины со льдом, барбекю, плиты и так далее). Нанесите на план все розетки и места, где будут проходить кабели (их можно будет скрыть ковром), и любые предметы, требующие особого внимания с точки зрения безопасности.
    • Нужно ли вам специальное разрешение? Иногда бывает нужно специальное разрешение на продажу алкоголя, а также для проведения шумных мероприятий, организации подъезда транспорта, парковки, установки крупных конструкций (к примеру, павильонов).

  3. Решите, сколько людей вы будете приглашать. На какое количество людей рассчитан ваш бюджет? Вход на мероприятие может осуществляться только по билетам или пригласительным, и это упрощает планирование, однако всегда возможны опоздания, а также дополнительные участники (к примеру, дети, супруги, друзья). Помните, что чем больше людей, тем больше персонала вам потребуется.

    • Поскольку количество людей может стать серьезной проблемой, важно предусмотреть достаточно места для всех гостей.
    • Решите, какое максимальное количество людей сможет посетить ваше мероприятие.

  4. Установите бюджет. Объединитесь с парой проверенных людей и решите, сколько денег вам потребуется на проведение мероприятия. Будете ли вы нанимать персонал? Потребуется ли вам брать в аренду оборудование и оплачивать аренду помещения? Сколько денег нужно на еду и напитки? А на мелкую полиграфию? Решите, какая сумма будет у вас в распоряжении, и стройте планы, исходя из бюджета. Не стоить тратить личные деньги на то, на что вы не обязаны их тратить.

    • Возможно, вам удастся привлечь средства спонсоров или добровольные пожертвования, но так бывает не всегда. Если поступления дополнительных средств не предвидится, важно не закладывать в бюджет лишние деньги. Если услуги кейтеринговой службы стоят больших денег, предложите всем принести свою еду и напитки. Услуги персонала вам не потребуются, но вам нужно будет найти стол, бенмари и холодильники. Чтобы не тратить деньги на фотографа, фотографируйте друг друга сами. Проявите изобретательность!

  5. Соберите команду. Распределите задачи между участниками команды. Если вы организуете неофициальное мероприятие, участниками команды могут быть друзья, родственники и другие желающие. Организация мероприятия подразумевает распределение зон ответственности между людьми. Убедитесь, что все знают, что нужно делать.

    • Распределите обязанности одновременно с наймом персонала и подготовкой пригласительных. Назначьте ответственных как можно раньше и предложите им возможность выбора задач, если это возможно. Вам также стоит иметь нескольких людей про запас, потому что возможность накладок не исключена.

  6. Продумайте последовательность событий. Невозможно строить планы, не зная порядка действий на мероприятии. Когда выступающие будут произносить речи? Будут ли на мероприятии игры, презентации, развлечения? Сколько времени будет на то, чтобы гости смогли поесть? Продумайте подробный план, учитывающий все события.

    • Оставляйте немного времени в запасе, поскольку возможны отклонения от графика. Люди могут опаздывать, речи могут быть длиннее, чем запланировано, и очередь за едой может растянуться. Конечно, стоит продумать график, однако важно понимать, что не всегда все идет четко по плану.

Начало подготовки

  1. Разошлите приглашения. Без приглашения никто не будет знать о вашем мероприятии. Ваш пригласительный - это лицо мероприятия, поэтому к оформлению нужно отнестись ответственно. Первое впечатление о мероприятии сформируется именно благодаря пригласительному. Постарайтесь сделать все на достойном уровне.

    • Рассмотрите классические варианты: открытки, флаеры и прочую мелкую полиграфию. Помните, что приглашения также можно разослать в цифровом виде: по электронной почте, в виде электронной рассылки, через социальные сети или сайты, созданные для оформления пригласительных. Кроме того, можно просто отметить событие в календаре.
      • Если вы хотите, чтобы ваше мероприятие посетило максимально возможное количество людей, рассылайте приглашения через социальные сети. Если мероприятие будет только для избранных, откажитесь от социальных сетей.

  2. Регистрируйте всех людей, которые подтвердили свое участие. Вам нужно будет точно знать, сколько людей придет. Скорее всего, количество гостей на мероприятии все равно будет отличаться от количества людей, подтвердивших участие, однако вы должны хотя бы примерно представлять, чего вам ждать. Существуют специальные сайты, которые позволяют вести учет, но можно использовать инструменты социальных сетей (к примеру, Facebook) или фиксировать людей в Excel.

    Учтите всех людей. Нужно ли вам будет найти и нанять фотографов, строителей, дизайнеров, декораторов, выступающих, спонсоров, ведущих, музыкантов, священнослужителей, танцоров, других артистов либо перепоручить их обязанности кому-то еще? Учтите всех этих людей при планировании, чтобы всем хватило мест и еды, если это предусмотрено договоренностями.

    • Будут ли на мероприятии еда и напитки? Если будут, знайте, кто будет отвечать за приготовление еды, подачу на стол и уборку. Какая еда будет подаваться? Будут ли на мероприятии гости с аллергией, вегетарианцы или веганы, диабетики, люди с ограничением по питанию по религиозным причинам и так далее? Будут ли там младенцы, дети, пожилые люди или инвалиды, которые не смогут есть твердую пищу?
    • Подумайте, будут ли на мероприятии развлечения и что нужно для их организации. Возможно, вам нужно будет заказать музыкальное оборудование, павильоны или палатки, украшения, свет, микрофон, усилители, источники питания, проекторы или экраны для слайдшоу, дымовые машины, сценические зеркала, растяжки, плакаты с названием компании и так далее.
      • Если вы нанимаете фирму, которая будет отвечать за развлечения, выясните, смогут ли они предоставить свое собственное оборудование, а также какое оборудование будет в выбранном месте. Договоритесь о графике. Так вы будете знать, какая помощь будет нужна от вас.
    • Кейтеринговые фирмы, флористы, ведущие и прочие специалисты дорожат своим временем, поэтому с ними следует договариваться как можно раньше (чем позже вы это сделаете, тем дороже могут быть их услуги). Если сделать это заранее, у вас будет время найти замену, если они откажутся.

  3. Найдите ведущего. Ведущий нужен для того, чтобы мероприятие проходило по графику. Ведущий произносит речи, приглашает за стол, объявляет начало танцев или других развлечений и представляет почетных гостей. Договоритесь с ведущим о дате и о плане. Если ведущий будет толковым, он существенно поможет вам в проведении мероприятия.

    • Возможно, ведущим придется быть вам. Это будет сложнее, поскольку вам нужно будет контролировать процесс до самого конца. Важно назначить ответственных в каждой из групп помощников, чтобы вы могли делегировать им обязанности.

  4. Подготовьте оборудование. Нанимая команду, убедитесь, что они возьмут с собой все необходимое. Возможно, все оборудование люди принесут с собой, но есть вероятность, что вам придется искать его отдельно. Оборудование можно взять напрокат, купить или одолжить. Пройдитесь по всему списку, от салфеток до удлинителей.

    • Украшения - важная часть любого мероприятия. Скатерти, цветы, подарки, свечи, шарики, плакаты, растяжки, фотозоны, красные ковровые дорожки и все прочее нужно искать заранее.

  5. Подумайте, насколько помещение подходит под ваши нужды. Неопытные организаторы часто не придают значения количеству и качеству таких вещей, как уборные, парковка, рампы для колясочников, гардеробы, помещения для хранения вещей, кухни, мусорные баки, ведерки со льдом, розетки и так далее. Продумайте все нюансы заранее.

    • Также подумайте, как люди доберутся до места проведения мероприятия. Потребуется ли иностранным гостям жилье и транспорт? Нужно ли вам будет бронировать для них трансфер?

  6. Знайте, с кем вы будете работать. Если идея мероприятия принадлежит не вам, важно знать, как вы будете действовать в любой ситуации. Чтобы клиент доверял вам, вам следует выяснить:

    • Кто основные гости? Обычно это понятно - к примеру, невеста и жених. Клиент не всегда является основным гостем. Он может присутствовать или не присутствовать на мероприятии.
    • Кто инициирует мероприятие. Обычно эти люди сидят за своим столом и помогают гостям знакомиться и общаться. Как правило, эти люди умеют создавать нужную атмосферу и давать новые темы разговоров, приглашать всех танцевать, представлять гостей друг другу. На таких людей обычно можно положиться, поскольку они будут сообщать вам всю важную информацию, могут сами взять слово или выступить в роли ведущих. Как правило, благодаря этим людям мероприятия проходят гладко.
    • Кто поможет навести порядок в случае проблем. Знайте, кто сможет помочь вам решать проблемы, если потребуется. Чаще всего в этой роли выступают главы семьи, опекуны, управляющие или охранники.
    • Кто принимает решения. В большинстве ситуаций решение будете принимать вы как менеджер, однако возможны ситуации, где вам нужно будет что-то объяснять гостям, и это будет не совсем удобно. Выясните, с кем вы можете поговорить в случае непредвиденных обстоятельств. Скорее всего, вам нужно будет общаться с человеком, который оплачивает мероприятие или ваши услуги и которого вы считаете своим клиентом.

Подготовка накануне мероприятия

  1. Изучите место проведения мероприятия. До мероприятия посетите место проведения и подумайте, как все будет организовано. Возможно, вам потребуется дополнительное оборудование - удлинители, свет и так далее. Если вы не сможете их сразу найти, то вашим гостям найти их будет еще сложнее. Учитывайте это.

    • Если это возможно, решите, где и что будет стоять. Если для всего нет места, от чего-то придется отказаться. Поговорите с управляющим заведением о том, сможет ли он вам помочь, и спросите, нужно ли вам учитывать какие-то особые обстоятельства или требования.

  2. Подготовьте подарочные наборы для членов своей команды. Всем придется потрудиться. Чтобы поблагодарить людей за работу и выразить свою признательность, подготовьте подарки. В набор можно включить бутылки с водой, батончики из гранолы, шоколад, небольшие сувениры и все, что посчитаете нужным. Это позволит укрепить командный дух.

    • Подготовьте значки или мелкие сувениры, которые останутся на память о мероприятии. Следите за тем, чтобы все могли вовремя есть и пить. Старайтесь видеть в своих сотрудниках ресурс, которым вы сможете воспользоваться в будущем.

  3. Свяжитесь со всеми участниками команды накануне мероприятия. Важно убедиться, что все знают, что надо делать, и готовы работать. Дайте всем четкие инструкции относительно времени прибытия и вручите всем свои контактные данные. Если ни у кого нет вопросов, можно приступать.

    • Проверьте, все ли готовы к работе. Не все смогут сказать правду, поэтому постарайтесь сделать выводы самостоятельно. Выглядят ли люди уверенными в себе и готовыми работать? Если нет, успокойте их, еще раз проговорите все их обязанности и задайте пару вопросов. Если сомневаетесь, что кто-то справится со своими задачами, поставьте ему в пару более опытного сотрудника.

  4. Подготовьте список контактов и другие бумаги, если нужно. Ваша самоорганизация также важна. Если вы подготовлены, вы сможете спасти любую ситуацию, но если нет, все выйдет из-под контроля. Вот несколько способов подготовиться:

    • Составьте список всех нужных вам телефонов и адресов. Кондитер думал, что вы сами заберете торт? Не беда - позвоните Маше, которая живет недалеко, и попросите ее забрать торт по дороге на мероприятие.
    • Составьте список всего. Пройдитесь по спискам и проверьте, каких вещей, оборудования и людей не хватает.
    • Подготовьте все счета и договоры. Чем лучше вы подготовитесь, тем меньше проблем у вас будет потом.

  5. Старайтесь ничего не менять в последний момент. Вам кажется, что клиент будет пытаться вносить поправки до самого последнего момента? При организации свадеб клиенты часто просят изменить что-то в оформлении в последний момент. Обозначьте крайний срок внесения поправок. Как правило, максимальный срок - это неделя до мероприятия. До этого срока еще можно внести изменения без существенного ущерба для бюджета или организации.

    • Если изменения незначительные и не подразумевают дополнительных затрат, не отказывайтесь внести эти поправки. Старайтесь с пониманием относиться к клиенту, поскольку его ждет очень важное для него мероприятие.

Действия во время мероприятия

  1. Подготовьте все. Приезжайте на место проведения мероприятия раньше всех. Убедитесь, что все прибыли вовремя и позвоните тем, кто опаздывает. Помогайте людям, которым нужна помощь, и давайте указания там, где это необходимо. Не мешайте, если ваше присутствие где-то не нужно. Следите за тем, чтобы никто не был травмирован.

    • Вам будет спокойнее, если вы составите список дел и пройдетесь по нему. Выдайте список каждой команде: тем, кого вы наняли; тем, кто отвечает за украшения и расстановку мебели; тем, кто отвечает за оборудование. Убедитесь, что все на месте.

  2. Делегируйте работу. Не бойтесь делегировать обязанности. Невозможно успеть все, поэтому нужно распределять обязанности. Если кто-то плохо справляется со своей работой, поручите ему другую. Ваша задача - грамотно распределить работу. Вы не командуете и не нарушаете личные границы - вас наняли, чтобы вы делали именно это.

    • Будьте вежливы, но говорите твердо и уверенно. Например, так: "Максим, мне нужно твоя помощь с кейтерингом. Спасибо". Ваша команда должна работать сплочено. Чтобы всем было легче, возьмите на себя роль руководителя, которым вы и должны являться.

  3. Умейте адаптироваться. Старайтесь укладываться в график и находить выход, если уложиться в график не получается, но самое главное - не переживайте из-за этого . Если вы начнете нервничать, вы перестанете себя контролировать, и из этого ничего хорошего не выйдет. Если какая-то речь затянулась на 10 минут и говорящий игнорирует ваши знаки, расслабьтесь. Вы просто подадите напитки чуть позже, и никто не заметит. Ничего страшного не случилось.

    • Возможны любые накладки. Предусмотреть все невозможно, и чем раньше вы научитесь принимать это, тем лучше. Спокойный управляющий мероприятием может решить любую проблему, а взвинченный - нет. Поэтому не нервничайте и позвольте всему идти своим чередом. Скоро мероприятие завершится!

  4. Держите всех в курсе происходящего. В день мероприятия проверьте количество гостей и все прочие нюансы. Если нужно что-то изменить, сообщите об этом ответственным людям как можно скорее. Вы должны быть первым(-ой), кто заметит какие-либо проблемы.

    • Спрашивайте клиентов, как они себя чувствуют. Они могут нервничать, волноваться, скучать, радоваться или переживать из-за чего-либо, и разговор с вами может помочь им успокоиться и мотивировать сделать что-то. Подбадривайте гостей и членов своей команды, если это необходимо.

  5. Занимайтесь своим делом. Считайте, что каждый член команды способен справиться со своей задачей: если вы им поручили что-то, значит, они справятся. Предлагайте помощь, если потребуется, однако все члены вашей команды должны быть достаточно опытными для того, чтобы в этой помощи не нуждаться. Помните о следующем:

    • Встречайте всех гостей на входе. Когда мероприятие начнется, позвольте ведущему занимать гостей. Ваша задача будет заключаться в решении проблем и контроле всех процессов, которых гости не видят (приготовление еды и прочие задачи).
    • Наблюдайте за гостями и время от времени разговаривайте с ведущим на тот случай, если какие-то планы изменятся.
    • Держитесь на расстоянии от главных гостей вечера. Это их праздник. Но будьте готовы уточнять у них в подходящие моменты, всем ли они довольны и нет ли у них просьб или пожеланий.

  6. Если мероприятие проводится с целью продвижения, подготовьте сувениры. Гости должны запомнить этот вечер, но, скорее всего, вам нужно не только это . Вероятно, вы хотите, чтобы гости зашли на сайт, сделали пожертвование или рассказали о компании другим. Чтобы мероприятие запомнилось, подготовьте сувенирную продукцию. Это может быть картинка, флаер, ручка - что-то, что будет напоминать гостям о вас и о вашем мероприятии.

  7. После мероприятия поздравьте себя. Кажется, что мероприятие проходит само собой и никто не видит подготовку. Похвалите себя - вы это заслужили! Но пока рано расслабляться - работа еще не завершена.

    • После мероприятия найдите время, чтобы встретиться с клиентом и поблагодарить его. Вручите клиенту небольшой подарок в честь этого мероприятия - такие мелочи всегда делают встречи более приятными. Кроме того, так клиент охотнее будет рекомендовать вас. Подарите цветы или какую-нибудь фотографию этого вечера в рамке (например, момент разрезания ленты, самый яркий момент выступления, церемония награждения, поцелуй жениха и невесты, задувание свечей на торте) или любой другой подарок, который будет уместен в этих условиях.

  8. Наведите порядок и отправляйтесь домой. Старайтесь оставить место в таком же виде, каким оно было до вас. Скажите своей команде, что пришло время навести порядок, и не уходите, пока уборка не завершится. Помните, что вы тоже должны принимать участие.

    • Это не только вежливо, но и позволит вам избежать лишних расходов. Во многих местах уборку после мероприятия включают в счет. Старайтесь избегать скрытых расходов.

  9. Организуйте возврат и оплату всего оборудования и поблагодарите всех, с кем вы работали. Возможно, сделать это придется позже. Спросите клиента, понравилось ли ему мероприятие. Даже если вам заплатят позже, поблагодарите клиента за возможность поработать с ним и попросите его визитную карточку.

    • Поблагодарите членов своей команды. Проследите, чтобы всем заплатили. Соберите чеки и позаботьтесь обо всех. Вы должны быть последним, кто выйдет из помещения.

Решение проблем

  1. Знайте, что делать в случае опозданий гостей и как решать другие проблемы. Люди часто опаздывают, и вы должны быть готовы к этому. Как правило, задержек сложно избежать (к примеру, из-за непредсказуемости пробок на дорогах), но гости, пришедшие вовремя, спокойно относятся к ним. Чтобы избежать лишних трудностей:

    • Убедитесь, что в приглашении четко указано время. Если вы просите гостей подтвердить участие, попросите их также подтвердить время. Свяжитесь с ведущим, гостями (чаще всего самыми главными), артистами и персоналом кухни, если вам стало известно о проблеме, которую сложно решить быстро. Если опаздывают главные гости (к примеру, жених и невеста), можно сделать следующее:
    • Свяжитесь с опаздывающими сами и попросите уточнить приблизительное время прибытия. Сообщите на кухню о новом времени, чтобы персонал мог замедлить или ускорить работу.
    • Не сообщайте всем гостям, что начало откладывается из-за опоздания гостей (это все поймут и сами). Скажите главным гостям, что вам об этом известно. Объясните, что вы намерены делать, однако дайте людям возможность самим решать, поскольку они лучше знают друг друга и могут принимать решения, которые подойдут всем.
    • Следите за временем, поскольку все должны успеть произнести речи. Если главные гости опаздывают, предложите людям закуски или напитки - это не даст им заскучать.
    • Если гости сильно опаздывают и вы не можете их ждать (к примеру, из-за того, что некоторые блюда нельзя подать позже), начните мероприятие вовремя, а когда опаздывающие гости прибудут, подайте им ту еду, которую подают всем, даже если это будет десерт.
    • Предложите всем еще потанцевать, поиграть, произнести речь или устройте любое другое развлечение, особенно если оно будет связано с музыкой. Попросите фотографов поработать с гостями, пока не прибудут опаздывающие. Продумайте запасной план за день до мероприятия.
    • Если гости специально хотят прийти позже, относитесь к этому как к выбору гостей, а не как к вашему провалу. Ваша задача - заниматься теми гостями, которые уже пришли. Ведите себя так, словно никакой проблемы нет.

    • Знайте, как решать проблемы с едой. Эти проблемы случаются редко, если все было продумано заранее, но иногда возможны сюрпризы: ребенок может рассыпать еду или на кухне может случиться какая-то накладка. Заранее узнайте, какие гости будут на мероприятии, чтобы вы могли продумать расположение столов с едой и мест гостей.

      • Если где-то была разлита жидкость, ее нужно убрать как можно скорее по соображениям безопасности, даже если вам придется подвинуть ковер, любые декоративные элементы или мебель. Если пятно невозможно замаскировать (к примеру, если это антикварный предмет), лучше унести предмет с пятном. Если у вас есть запасная мебель, используйте ее. Если нет, расставьте остальные предметы мебели так, чтобы отсутствие одного предмета не бросалось в глаза.
      • Зону с едой можно отгородить веревочным заграждением, шторкой или ширмой. Это бывает полезно в том случае, если тарелки с закусками едва помещаются на фуршетном столе или если вы планируете показывать, что будет подаваться позже. Некоторые гости могут решить, что еда подается в неограниченных количествах и ее можно брать самостоятельно, но это не всегда так.
      • Измените меню. Если какую-то часть блюда невозможно подать (к примеру, гарнир подгорел), исключите его, замените другим или сократите порцию, чтобы оставшегося гарнира хватило на всех. При этом нужно увеличить порции других продуктов. Сообщите о решении ответственным.
      • Неожиданных вегетарианцев, трезвенников и гостей с аллергией не должно быть, если вы все продумали заранее, но нередко люди приводят с собой родственников или близких друзей, не предупреждая об этом заранее, особенно если мероприятие не предусматривает наличие строгого количества пригласительных. Как правило, решать такие проблемы легко. Встречайте гостей у входа и спрашивайте, есть ли у них предпочтения в еде. Сообщайте о любых предпочтениях на кухню, как только будете узнавать о них.
      • Если гостей пришло больше, чем вы рассчитывали, распорядитесь приготовить больше еды или купить еще продуктов, если потребуется. Как правило, на кухне есть запас продуктов с учетом возможной порчи, и чаще всего еды оказывается больше, чем нужно, а не меньше. Можно уменьшить порции и подать больше хлеба, салата или овощей, то есть продуктов, которые можно быстро купить в супермаркете.

    • Знайте, как решать проблемы с детьми. Не совершайте ошибку многих менеджеров - помните, что у детей те же потребности, что и у взрослых: они хотят хорошо провести время и чтобы им не было скучно. Родители часто обижаются, если на мероприятии не предусмотрено развлечений для детей. Лучше всего попросить всех гостей, которые планируют взять с собой детей, предупредить вас об этом, отправляя ответ на ваше приглашение.

      • Маленьким детям (до 10 лет) лучше всего предложить еду или закуски пораньше, поскольку чаще всего ужин начинается не раньше восьми вечера, а это гораздо позже, чем дети обычно едят. Еда должна быть интересной для детей и полезной, но еще и такой же продуманной, как и еда для взрослых - родители это оценят. Полноценная еда для детей упростит работу родителям, благодаря чему они смогут спокойно провести этот вечер.
      • Детям старше 10 лет, как правило, можно подавать еду для взрослых и порции такого же размера, как взрослым, хотя дети чаще всего не съедают всю порцию. С согласия родителей предложите детям детское меню, если еда для взрослых им не нравится. Подростки часто выбирают ту же еду, что и дети, поскольку она более простая. По этой причине некоторые заведения переименовывают детские меню в альтернативные меню. Заранее обсудите с главными гостями меню для детей и варианты развлечений для детей и пожилых людей.
      • Выделите уединенное место для женщин с младенцами, где они могли бы их покормить и переодеть, а также место для маленьких детей, где они могли бы поспать, если устанут.

    • Знайте, как вести себя с буйными и нетрезвыми гостями, а также с людьми, которые пытаются попасть на мероприятие без пригласительного. В идеале этого удается избежать, но не всегда - на корпоративных и семейных мероприятиях возможны проблемы. Нередко всплывают нюансы, о которых вы не знали и не могли знать, поэтому будьте готовы ко всему.

      • Спросите клиента и главных гостей о возможных сценариях поведения в таких случаях. Если с ними это обсуждать неуместно, поговорите с другими ответственными, чтобы избежать проблем с рассадкой. Назначьте ответственных за эти ситуации, следите за обстановкой и будьте готовы вмешаться, если потребуется. Строго говоря, ваша обязанность заключается в проведении мероприятия, но вы не отвечаете за личные вопросы гостей. По этой причине вам следует узнать, к кому вам стоит обращаться, если возникнет неприятная ситуация.
      • Поскольку отказать в алкоголе гостю, который уже выпил лишнего, может быть сложно, как и взаимодействовать с гостем, который ведет себя агрессивно, лучше всего позволить одному из гостей разрешить конфликт. Вызывайте полицию только в том случае, если это одобрят главные гости. Даже на небольших мероприятиях часто бывает много алкоголя, поэтому важно всегда быть начеку.
      • Ситуации с людьми, которые пытаются попасть на мероприятие без приглашения, всегда довольно сложные. В этом случае лучше всего спокойно попросить их покинуть мероприятие, но сначала уточните у главных гостей, действительно ли этих людей нет в списке приглашенных. Если люди ведут себя агрессивно, ваш долг заключается в защите гостей в той степени, в которой это возможно. Вызовите полицию или охрану, если незваные гости не уходят, несмотря на ваши просьбы.
      • Гости часто пренебрегают схемой рассадки и садятся туда, где им хочется, или рядом с теми, с кем хотят сидеть. Спросите главных гостей, допустимо ли это. Лучше всего обговорить все с клиентами заранее. Если люди обязательно должны сидеть в соответствии с рассадкой, не впускайте никого в обеденный зал до начала ужина. Часто до ужина гости находятся в лобби, в фойе или в баре. Если какие-то люди не должны пересекаться из-за семейных разногласий, можно разделить людей на группы и проводить их к соответствующим столикам отдельно.

    • Знайте, что делать, если вам помешала погода. Внезапный дождь или снег возможен в некоторых регионах, как и сильная жара или холод. Как правило, погода не имеет большого значения, если мероприятие проводится в закрытом помещении, но в случае с мероприятиями на открытом воздухе все сложнее. Если ожидается плохая погода, перенесите мероприятие в другое место. Если это невозможно, возьмите в аренду большой павильон или шатер (хотя этот вариант может быть дорогим, если заказывать все в последнюю минуту). Следите за погодой при подготовке к мероприятию. В случае с непогодой исправить ситуацию крайне сложно, поэтому сделайте все, что от вас зависит, чтобы не допустить проблем.

      • В некоторых странах есть страховки на случай плохой погоды и других проблем. Если в вашем регионе погода бывает непредсказуемой, продумайте план действий на случай плохой погоды. Узнайте стоимость страховки и переноса мероприятия в другое место, поскольку это поможет вам подготовить клиента к возможным дополнительным расходам.
  • Держите в одном удобном месте предметы первой необходимости: салфетки, огнетушитель, аптечку и другие вещи. Если все пройдет хорошо, они вам не потребуются, но в случае крупных мероприятий лучше иметь их под рукой на всякий случай.
  • Если кто-то из гостей или выступающих устал или вынужден привыкать к смене часовых поясов, уточните у них или их ассистентов, не нужен ли им сеанс в спа, массаж или что-то еще, что позволит им почувствовать себя лучше. Если они давно не ели, можно послать им обед, а если плохо себя чувствуют - таблетки (например, в случае головной боли из-за стресса или боли в животе из-за перелета). Уставшие гости или ораторы способы испортить любое мероприятие, как бы вы ни старались.
  • Убедитесь, что всем видно сцену и слышно музыку или выступления.
  • Помните, что заниматься организацией чужого мероприятия - это большая честь, даже если сам процесс оказывается очень нервным. Ваша работа может сделать многих людей счастливыми и подарить им незабываемые впечатления. Вам этот опыт также будет полезен, поскольку вы обретете много новых навыков.
  • Вы сами можете произнести речь или даже потанцевать с кем-нибудь, если это сделает мероприятие интереснее. Важно уметь делегировать свои обязанности на тот случай, если вам нужно участвовать в танцах или произносить речь. Важно, чтобы ни за одним столом не было тишины.

Информация о статье

wikiHow работает по принципу вики, а это значит, что многие наши статьи написаны несколькими авторами. При создании этой статьи над ее редактированием и улучшением работали, в том числе анонимно, 30 человек(а).

На других языках:

Эту страницу просматривали 57 846 раза.

Была ли эта статья полезной?